Een persbericht schrijven en versturen: van A tot Z

Je hebt een interessant verhaal liggen over een amateursporter die 250 km door de woestijn rent voor het goede doel en je wilt dit aan de wereld laten weten. Hoe zorg je ervoor dat de media dit verhaal oppikken?

Dit is waar het persbericht om de hoek komt kijken: een geschreven tekst over een nieuwswaardig verhaal waarmee je de interesse wilt wekken bij relevante media. Hoe nieuwswaardiger en pakkender het verhaal, hoe groter de aandacht die je kunt genereren.

Dat is wat jij als PR-professional wilt bereiken, namelijk dat de media jouw verhaal overnemen en publiceren zodat zoveel mogelijk mensen uit je doelgroep het te zien of lezen krijgen.

Het is daarom belangrijk om een aantrekkelijk persbericht te schrijven waarmee je redacties overtuigt van jouw verhaal. Zij moeten het immers delen met het grote publiek in de vorm van een publicatie.

Tips voor een pakkend persbericht

  1. Zorg er allereerst voor dat je een ijzersterke titel hebt. Deze moet kort zijn, maar wel de lading dekken. Essentieel is dat je uit de titel al kunt opmaken waarom het nieuws is.
  2. Als je de daadwerkelijke tekst van het persbericht schrijft, begin je met een mini-samenvatting. Het moet meteen helder zijn wat het nieuwsfeit is en de vragen Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe moet je in de eerste alinea beantwoorden. Zo wek je de eerste interesse en als je het goed doet, houd je de lezer vast.
  3. In de daaropvolgende alinea’s leg je meer uit en geef je verdere achtergrondinformatie. Houd heel goed de doelgroep voor ogen wanneer je het persbericht schrijft, dit maakt soms net het verschil tussen wel of geen publicatie.

Lees ook onze 7 schrijftips voor een sterke headline in online content.

Overige belangrijke onderdelen van een persbericht

Naast een pakkend verhaal zijn er nog enkele zaken die in een persbericht van belang zijn.

  1. Laat duidelijk zien dat het om een persbericht gaat door dit letterlijk bovenaan te schrijven of in ieder geval de structuur van een persbericht aan te houden.
  2. Vergeet niet om onderaan het persbericht in de ‘noot voor de redactie’ de contactgegevens toe te voegen van jezelf of de persoon die bereikbaar is voor pers. Een goede journalist wil het nieuwsfeit controleren of mogelijk extra informatie verkrijgen, en dus contact opnemen. Zorg er daarom voor dat je goed bereikbaar bent.
  3. Voeg multimedia toe aan je persbericht, met bij voorkeur ook een link waar het beeldmateriaal of de video’s in hoge resolutie te downloaden of bekijken zijn. 
  4. Het is daarnaast nuttig om in een zogenoemde boilerplate, die je ook onderaan je persbericht plaatst, in een paar zinnen aan te geven wat jouw organisatie doet en waar het voor staat met een link naar de bedrijfswebsite. Dit verstrekt duidelijkheid over de afzender van het bericht. Wanneer het persbericht al aan de lange kant is, is het ook gebruikelijk om de boilerplate in de ‘noot voor de redactie’ te plaatsen.

Meer weten? Download hier 11 tips bij het schrijven en versturen van een persbericht.

Zelf perslijst maken of kopen

Perslijst zelf maken of kopen?

Een perslijst is feitelijk niets meer dan een lijst met contactgegevens van journalisten en redacteuren, maar is van cruciaal belang voor een succesvolle uitkomst. Je kunt zelf een perslijst opstellen, waarbij je alle controle hebt over wie er op de lijst komt en je dicht bij de beoogde doelgroep blijft. Dit kun je waardevolle contacten opleveren en mogelijk geeft het een hogere kans op publicatie.

Moet je de perslijst echter heel snel opzetten vanwege de nieuwswaarde van het bericht, dan kost het zelf samenstellen van een perslijst te veel tijd. Een perslijst veroudert bovendien snel, dus je kunt er niet eentje van maanden of jaren geleden bij pakken.

In dat geval kan het kopen van een perslijst een uitkomst zijn. Je hebt dan meteen een lijst met honderden contacten in handen, soms gericht op een specifieke doelgroep. Of deze ook allemaal relevant voor je nieuws zijn, is echter nog maar de vraag.

Lees ook zelf een perslijst maken of een perslijst kopen en een perslijst kopen: tips en aandachtspunten.

Persbericht versturen tips

Een persbericht verstuur je zelf normaal gesproken via e-mail. Jouw persbericht staat op dat moment misschien al als een huis, maar wat zet je in de mail zelf? Dit is het moment om de journalist of redacteur persoonlijk aan te spreken en zijn/haar interesse te wekken.

  1. Zorg voor een passende introductie op jouw persbericht en overtuig. Adresseer de journalist als een normaal mens in je mail, met een nette aanhef en zijn of haar naam. Geef in de introductie aan waarom je de mail met persbericht naar hem of haar stuurt (schrijft hij of zij vaker over het thema?) en geef de highlights van het nieuws. Ook jouw contactgegevens zet je duidelijk in deze mail. 
  2. Naast dat je het persbericht als bijlage toevoegt aan de mail, kun je de tekst van het persbericht ook rechtstreeks in de mail plakken. De ontvanger kan direct het bericht scannen, waardoor je meer kans hebt dat het echt wordt gelezen. 
  3. Heb je mooi beeld erbij? Stuur dit dan ook mee, maar let erop dat de mail niet te groot wordt: niemand zit op een overvolle inbox te wachten vanwege te veel MB’s. Gebruik liever een link naar de afbeelding of de video. Doe hetzelfde voor aanvullende informatie of data als je die hebt. Zo houd je jouw mail en persbericht zo strak en overzichtelijk mogelijk.

Meer weten? Lees dan embargo en exclusiviteit: doen of niet doen?

Bereik van je persbericht meten

Nadat je het persbericht hebt gemaild, wil je natuurlijk graag weten wat het bereik is. Wie hebben je mail überhaupt geopend en (potentieel) gelezen? En wie klikte er op een link in jouw bericht? Een goede e-mailtool geeft je deze insights.

Op deze manier weet je waar je wel en niet door de eerste selectie heen bent gekomen. Het kan je verder inzicht geven in welke adressen niet meer werken en waar jouw mail dus niet aankomt.

Verwijder deze adressen uit je lijst en kijk eventueel of je deze kunt actualiseren door zelf op zoek te gaan. E-mailtools houden vaak ook voor je bij wie je wanneer een bericht hebt gestuurd, zodat je mensen niet dubbel benadert.

Het volledige bereik van jouw persbericht hangt af van hoeveel publicaties het uiteindelijk oplevert en, daarmee samenhangend, hoeveel mensen het uiteindelijk te zien of te lezen krijgen.

Lees ook onze 5 Tips voor het opvolgen van je persbericht.

Mediamonitoring

Mediamonitoring en media-analyse

Het is gelukt, je bericht is in de media gekomen! Nu wil je bijhouden wie het nieuwsfeit allemaal hebben opgepikt en het verhaal deelden. Ook wil je weten hoe de toon van het bericht was: positief, neutraal of misschien zelfs negatief.

Houd hiervoor nauw een administratie bij zodat je weet waar het nieuwsfeit wel en niet aansloeg en wie er een artikel over schreef. De contactpersoon van een benaderd medium dat het heeft gepubliceerd is een succesvol contact gebleken, dus die gegevens bewaar je goed.

Mocht er zoveel aandacht zijn dat je het allemaal niet meer bij kunt houden, dan kun je een nieuwsmonitoringsdienst inschakelen. Zo heb je ook meer zicht op de kleinere media die jouw verhaal delen.

Al deze gegevens gebruik je vervolgens om een media-analyse te maken: hoeveel publicaties waren er en door wie? En wat was het sentiment? Wat kun je hiervan leren voor de volgende keer dat je een persbericht stuurt?

Meer weten? Lees dan wat is mediamonitoring en hoe doe je dit voor PR campagnes?

Voorbereiden op een volgend persbericht

Het is belangrijk voor latere nieuwswaardigheden die je via een persbericht naar buiten wilt brengen, dat je hebt geleerd van het verleden. Hark alle data die je hebt bij elkaar en ontdek de patronen door de data te analyseren.

Als je een uitgebreide mediamonitoring hebt uitgevoerd, kun je bijvoorbeeld zien hoe goed je het hebt gedaan ten opzichte van eventuele concurrenten en wat voor positieve en negatieve reacties het opleverde. Op die reacties kun je weer reageren waar nodig, want negatieve berichtgeving is niet per se iets waar je op zit te wachten. Deze commentaren kun je zien als tips voor de volgende keer.

Media die jouw nieuws de eerste keer oppikten, nemen jouw volgende persbericht waarschijnlijk opnieuw serieus in overweging. Door deze contacten warm te houden, bouw je een relatie op en heb je de volgende keer weer, of zelfs meer, kans op succes. Een publicatie van je nieuwsfeit dankzij een pakkend persbericht dus!

Meer weten? Lees dan wat is newsjacking en hoe zet je dit in voor je PR-strategie?

Meer weten?

Wil je persoonlijk advies over de mogelijkheden voor het versturen van persberichten, een demo ontvangen of direct een abonnement afsluiten? Neem contact op met ANP Pers Support. Bel 070 41 41 222 of mail naar info@perssupport.nl.

© ANP Pers Support 2022